Hjälp med SharePoint för företag i Stockholm

SharePoint, OneDrive och Teams, vem gör vad

I Microsoft 365 finns tre platser för filer, och förvirringen mellan dem är den vanligaste orsaken till röran. OneDrive är varje persons egen arbetsyta, för utkast och sådant som ingen annan behöver. SharePoint är företagets gemensamma filskåp, organiserat i webbplatser, på engelska sites, och dokumentbibliotek. Teams är ett fönster mot SharePoint: varje team har en egen SharePoint-webbplats, och filerna i en kanal ligger där. Regeln vi ger småföretag är enkel. Ägs filen av företaget och ska leva kvar när personen slutar, ligger den i SharePoint. Allt annat får bo i OneDrive. SharePoint i Office 365 och i Microsoft 365 är samma tjänst, det är bara paketet som har bytt namn. Ett Word-dokument som öppnas från SharePoint sparas dessutom automatiskt, så vanan att spara en kopia med datum i filnamnet kan pensioneras.

Struktur som håller i flera år

Det klassiska misstaget är att återskapa filserverns mappträd i ett enda bibliotek, med tio nivåer undermappar och behörigheter på var och varannan mapp. Det fungerar dåligt i SharePoint. Bättre är några få webbplatser, ofta en per avdelning eller verksamhetsområde, med ett par bibliotek i varje och högst två eller tre nivåer mappar. Behörigheter sätts på webbplats eller bibliotek, med grupper i stället för enskilda personer. Då räcker det att lägga till en nyanställd i rätt grupp. Kolumner som kund, projekt och status gör att man kan sortera och filtrera i stället för att leta i mappar, och det är där dokumenthantering i SharePoint blir bättre än en filserver.

Att migrera filer till SharePoint

En flytt från filserver, nätverksdisk eller Dropbox går i fyra steg. Först en inventering: hur mycket data, vilka mappar som används och vilka som är arkiv. Sedan rensning. Mycket långa sökvägar, filnamn med tecken som SharePoint inte gillar och gamla kopior av kopior rättas eller tas bort innan flytten, inte efter. Därefter själva migreringen med Microsofts verktyg, som behåller datum och ofta behörigheter, och som klarar att flytta i omgångar. Sist en kontroll där antal filer och storlek jämförs, och där några personer provar att arbeta i den nya strukturen innan resten flyttar över. Filservern görs skrivskyddad en period och stängs när ingen saknar något.

Kör ni en egen SharePoint Server 2019 i huset är flytten ett eget projekt, eftersom innehållet ligger i databaser och inte som vanliga filer. Microsofts support för SharePoint Server 2019 upphörde sommaren 2026, så det är dags att planera. Riktigt gamla installationer med Windows SharePoint Services flyttas oftast enklast genom att filerna exporteras och struktureras om från början. Samma sak gäller för SharePoint Foundation.

Intranät och ledningssystem utan utvecklare

Att skapa ett intranät med SharePoint är sällan ett stort projekt. Ett SharePoint-intranät för ett företag med tio eller tjugo anställda behöver inte vara ett projekt. En kommunikationswebbplats med en nyhetsdel, en sida med rutiner, en kontaktlista och genvägar till de system ni använder räcker långt. Den kan visas som en flik i Teams, så att personalen hittar den där de redan är. Ett ledningssystem byggs som ett bibliotek med versionshistorik och godkännande, där en rutin inte syns för alla förrän den är godkänd. SharePoint-listor passar för avvikelser, utrustningsregister och inköp.

Ett intranät i SharePoint kan till exempel ha en startsida med veckans nyheter, ett årshjul med deadlines för moms och bokslut och genvägar till tidrapporteringen. En enkel dashboard i SharePoint, med webbdelar som visar öppna avvikelser och avtal som snart löper ut, ger ledningen en överblick utan ett nytt system. Avtalshantering i SharePoint blir ett bibliotek där varje avtal har kolumner för motpart, slutdatum och uppsägningstid. Med en SharePoint-lista går det också att bygga ett enkelt ärendehanteringssystem för interna beställningar. Den som arbetar mot ISO 9001 får dokumentstyrningen på köpet, med versioner, godkännande och spårbarhet. Personuppgifter kräver mer, och GDPR i SharePoint handlar i praktiken om begränsad behörighet på de bibliotek där sådana finns och en rutin för gallring.

Vanliga problem vi löser

• Delningslänkar som alla med länken kan öppna, skickade till kunder för flera år sedan.
• Synkfel när samma bibliotek synkats på tre olika sätt på samma dator.
• Behörigheter brutna på enskilda mappar så att ingen förstår vem som ser vad.
• Gäster som inte kommer in för att inbjudan gått till fel adress.

Delning utanför företaget förtjänar en egen genomgång. SharePoint kan tillåta länkar som vem som helst kan öppna, länkar bara för inloggade gäster eller ingen extern delning alls, och inställningen kan skilja mellan webbplatser. Ett bra upplägg för många småföretag är att ekonomi och personal inte kan delas externt alls, medan projektbiblioteken tillåter delning med namngivna kunder och länkar som slutar gälla efter en tid. Då kan personalen jobba med kunder utan att någon av misstag lägger ut löneunderlaget.

Inloggning är den andra klassikern. Den som blandar privat och jobbrelaterad Microsoft-inloggning i samma webbläsare hamnar ofta i fel konto och får ett meddelande om att behörighet saknas. En separat webbläsarprofil för jobbet löser det för gott, och teknikern sätter upp den så att SharePoint, Outlook och Teams alltid öppnas med rätt konto.

Det ni kan göra själva innan ni ringer

Gör en lista över var filerna ligger i dag och ungefär hur mycket det är. Skriv ner vilka grupper som behöver se vad, till exempel ekonomi, ledning och alla. Kontrollera i administrationen att licenserna innehåller SharePoint. Ring sedan, så blir kartläggningen kortare och det fasta priset för flytten mer träffsäkert. Priset styrs av datamängden, antalet källor och hur mycket rensning som krävs.