Så går en flytt till Microsoft 365 till
Det börjar med en inventering. Teknikern listar varje mejladress, delad postlåda, kalender och mapp som ska med, och frågar vem som använder vad. Det låter byråkratiskt, men det är här man upptäcker att info-adressen egentligen vidarebefordras till en person som slutade för två år sedan. Därefter skapas konton och licenser i 365, och mejlen kopieras över medan den gamla lösningen fortfarande är igång. När kopian är kontrollerad byts domänens DNS-poster så att ny post landar rätt. Datorerna kopplas till de nya kontona, Outlook och Teams installeras, och OneDrive tar över mapparna Skrivbord och Dokument. Sista steget hoppas ofta över av den som gör det själv: att stänga den gamla servern först när alla bekräftat att allt finns kvar.
Det här hittar vi oftast i ett 365-konto
Utrullningen av Microsoft 365 på mindre företag i Stockholm har ofta gjorts i etapper, av olika personer, och det syns.
- Licenser som betalas varje månad för personer som slutat.
- Ett enda globalt administratörskonto, inloggat på chefens privata mobil, utan tvåfaktor.
- Gemensamma dokument i någons personliga OneDrive, som försvinner när kontot tas bort.
- Teams-kanaler som skapades för ett enda möte och sedan aldrig användes igen.
- Ingen separat backup, eftersom alla trodde att molnet skötte den saken.
Det mesta rättas till med verktyg ni redan betalar för. Säkra molntjänster för företag handlar mer om att någon ställer in dem rätt än om att köpa något nytt.
Basic, Standard eller Premium
Microsoft 365 för företag finns i flera nivåer, och skillnaden märks mest på fakturan. Business Basic ger mejl, Teams, OneDrive och SharePoint men bara webbversionerna av Word och Excel. Business Standard lägger till de installerade Office-programmen, vilket behövs av den som skriver mycket eller jobbar i stora kalkylark. Business Premium har dessutom verktyg för att styra och skydda datorerna och passar när ni hanterar känsliga uppgifter eller har personal som jobbar från många platser. Copilot köps som ett tillägg ovanpå. Nivåerna går att blanda efter vad varje person gör, och det är sällan alla behöver den dyraste.
Windows-datorerna hör till samma jobb
Microsoft 365 fungerar bara så bra som datorn det körs på. Sedan Windows 10 förlorade det vanliga stödet i oktober 2025 finns det fortfarande gott om kontor där halva datorparken kör det. Datorer som klarar kraven uppgraderas till Windows 11 efter en säkerhetskopia, och de som inte gör det byts ut. När en ny dator ska in installerar teknikern Windows 11 på den, kopplar den till företagets konto och låter OneDrive hämta hem filerna, så att ingen behöver flytta något med ett usb-minne. Ibland är det klokare att installera om Windows från början än att felsöka en dator som släpat sig fram i fem år. Windows säkerhetskopiering ställs in så att det som inte ligger i OneDrive också har en kopia.
Vad som påverkar priset
Antalet användare och var datan ligger i dag styr tiden mest. Fem konton som redan finns i 365 och bara behöver städas är en kort insats. En gammal server med tio års delade mappar, eller mejl som ska hämtas från flera leverantörer, tar längre. Arbetet kostar 1 280 kr/h exkl. moms, minst 2 timmar plus resa, och större flyttar får en offert efter platsbesök. Mycket görs på distans, vilket håller nere resekostnaderna. Vill ni att någon sköter kontot löpande, lägger till nya användare och tar bort dem som slutar, ingår det i ett supportavtal.
När ni klarar er själva, och när det är dags att ringa
Att lägga till en användare, återställa ett lösenord eller installera Office 365 på en ny dator klarar den som är van vid administrationscentret. Ring när mejl eller filer ska flyttas, när ingen längre vet vem som är administratör, när OneDrive rapporterar tusentals konflikter eller när licenserna ska ses över inför ett nytt år. Ring också direkt om ett konto verkar kapat; då går tempot före allt annat, och mer om det finns under IT-säkerhet. En Microsoft 365-konsult behöver inte vara en dyr byrå. Det räcker med en tekniker som gjort det förut och lämnar efter sig en ordning ni förstår.