Hjälp med OneDrive hemma och på företaget i Stockholm

Hur fungerar OneDrive?

OneDrive är en vanlig mapp på datorn med en hemlighet: allt som läggs där skickas också upp till Microsofts molnlagring och ned till dina andra enheter. Samma filer går att nå i webbläsaren på onedrive.com och i appen på mobilen. Att logga in på OneDrive på datorn görs med ditt Microsoft-konto, privat eller från jobbet, och många datorer har båda kontona samtidigt. Ikonerna i Utforskaren berättar var filen finns. Ett moln betyder att den bara ligger på nätet och hämtas när du öppnar den. En grön ram betyder att den finns på datorn för stunden. En fylld grön bock betyder att den alltid sparas lokalt. Den skillnaden är viktig den dag du ska jobba på ett tåg utan uppkoppling. Högerklicka på en mapp och välj Frigör utrymme, så blir filerna molnfiler igen och tar ingen plats på disken.

På en PC med Windows 10 eller 11 är OneDrive redan installerat, och att ladda ner OneDrive behövs bara om programmet har avinstallerats. OneDrive för Android och iPhone har kamerauppladdning, och det är den som fyller gratisutrymmet snabbast.

Därför tar lagringen slut

Gratisnivån är 5 GB, och den räcker inte långt. Den vanligaste boven är mobilen som laddar upp varje bild och video automatiskt. Sedan 2023 räknas också bilagorna i Outlook.com in i samma utrymme, och när det är fullt slutar e-posten att ta emot nya mejl. Säkerhetskopieringen av mappar i Windows 11 lägger dessutom hela skrivbordet i molnet, inklusive den där filmen från studenten som ingen tittat på sedan dess. Lösningen är antingen mer utrymme via Microsoft 365, eller att flytta bilder och videor till en tjänst eller disk som är byggd för dem. Teknikern visar vad som faktiskt tar plats innan du bestämmer dig. Själv hittar du samma lista under Lagring i inställningarna på onedrive.com, sorterad med de största filerna överst. Det brukar vara ett par långa videoklipp som äter mer än alla dokument tillsammans.

Vad kostar OneDrive, och vilken nivå räcker?

Priset för OneDrive styrs av hur mycket utrymme du behöver, inte av hur många datorer du har. Microsoft 365 Basic ger 100 GB och ersatte det som tidigare hette OneDrive Standalone. Den nivån räcker för den som främst sparar dokument. Med Microsoft 365 Personal får du 1 TB i OneDrive och dessutom Word, Excel och Outlook. Family-abonnemanget ger 1 TB per person för upp till sex personer, och var och en har sitt eget utrymme som de andra inte ser. Kostnaden för OneDrive ändras med jämna mellanrum, så teknikern kontrollerar aktuellt pris och om hushållet redan betalar för ett abonnemang som ingen använder.

OneDrive i Word, Excel och Teams

Den som har Office 365, numera Microsoft 365, märker OneDrive mest inne i programmen. Ett dokument i Word som sparas i OneDrive får Autospara påslaget, och ändringarna sparas medan du skriver. I Excel gör samma sak att två personer kan arbeta i en fil samtidigt, men bara om båda öppnar den från OneDrive eller SharePoint och inte från en kopia i mejlen. Filer som skickas i en chatt i Teams hamnar i avsändarens OneDrive, så den som städar där kan råka ta bort det som kollegorna ser i chatten. Vill du att Office alltid ska spara i OneDrive i stället för på datorn ställs det in under Arkiv och Alternativ.

Synk är inte backup

Det här är den viktigaste meningen på sidan. Raderar du en fil i OneDrive-mappen raderas den på alla enheter. Krypterar ett utpressningsvirus dina filer synkas de krypterade versionerna glatt upp till molnet. OneDrive har skyddsnät, som papperskorgen, versionshistoriken och för Microsoft 365-kunder möjligheten att återställa hela OneDrive till ett tidigare datum. Men de har tidsgränser, och en papperskorg som töms är tom. Säkerhetskopiering med OneDrive behöver därför kompletteras med en kopia någon annanstans, till exempel en extern disk som bara är ansluten när backupen körs.

Vanliga OneDrive-problem, och hur de rättas

• För lång sökväg: mappar i mappar i mappar kan till slut passera gränsen för hur lång en sökväg får vara.
• Otillåtna tecken i filnamn, som kolon, frågetecken eller citattecken, gör att just den filen fastnar.
• Fel konto: datorn synkar det privata kontot medan du letar efter jobbfilerna, eller tvärtom.
• Låsta filer: en Excel-fil som står öppen hos en kollega synkar inte förrän den stängs.
• En synkmotor som hängt sig. Då hjälper det att köra onedrive.exe med tillägget /reset, som börjar om synken utan att röra filerna.

OneDrive på företaget

För småföretag med 2 till 30 anställda är OneDrive för Business varje persons arbetsyta, och den ska inte användas som företagets gemensamma lagring. När en anställd slutar och kontot stängs försvinner allt som bara låg där, efter en viss tid. Gemensamma filer hör hemma i SharePoint, och nås enklast genom att lägga till en genväg i OneDrive i stället för att synka hela biblioteket. Delning utanför företaget bör göras med länkar som går ut. Flytt från Dropbox, Box eller Google Drive görs med Microsofts eget migreringsverktyg, som behåller mappstrukturen.

Prova själv först, och när du ska ringa

Klicka på molnikonen vid klockan och läs vad den säger. Logga in på onedrive.com och kontrollera att filerna finns där. Pausa synken, vänta en minut och starta den igen. Löser det inte problemet: ring innan du raderar, avinstallerar eller flyttar något, eftersom det är där filer på riktigt försvinner. Tiden styrs av mängden filer och antalet datorer. Ett synkfel på en dator går ofta på en halvtimme på distans, medan ett kontor som ska flytta från Dropbox planeras med ett fast pris.