En digital vind full av konton
De flesta småföretag har en digital vind. Där ligger det privata Microsoft 365 Family-abonnemanget som startades när företaget bara var en idé, e-postadressen från webbhotellet, OneDrive som blev fullt och en extern hårddisk. Sedan en till. Och en till. Allt fungerar, så länge ingen behöver hitta något.
Kunden i Huddinge hade en sådan vind. E-post, bilder och dokument låg utspridda mellan Loopia, Microsoft 365 Family, OneDrive, flera externa hårddiskar och olika e-postkonton. Företaget behövde en mer strukturerad och säker IT-miljö. Samtidigt fick ingenting gå förlorat på vägen, varken befintlig e-post, kalenderhistorik eller viktiga filer. Till det kom stora mängder bilder och dokument som krävde en långsiktig lösning för både lagring och backup.
Microsoft 365 Family är byggt för hushåll, inte för företag. Det saknar sådant som ett företag behöver, som konton som ägs av företaget och central administration. Steget till Microsoft 365 Business är därför ofta rätt. Vår tumregel är enkel: så fort någon annan än ägaren behöver komma åt företagets mejl eller filer är det dags att lämna Family. Men det är också ett steg där det är lätt att tappa gamla mejl eller kalenderposter om man flyttar i fel ordning.
Inventering före flytt
Vi började som man gör inför en flytt, med att gå igenom vad som faktiskt finns. Vi kartlade kundens nuvarande Microsoft 365-miljö, e-post, datorer och lagring, och inventerade hur mycket data som låg på OneDrive och de externa hårddiskarna. Målet var en övergång till Microsoft 365 Business med Outlook, Teams och OneDrive.
Tillsammans med kunden togs en plan fram. Filer som används regelbundet ska ligga i OneDrive. Större mängder bilder och arkivmaterial kan lagras på extern hårddisk, med Dropbox som möjlig backuplösning.
På den mindre datorn löste vi samtidigt ett problem med skanning från skrivaren och installerade Datto RMM för övervakning och framtida IT-support. Om även den andra datorn ska omfattas utvärderas senare.
Nästa steg är att förbereda den nya Microsoft 365-miljön och företagskontot inför flytten av e-postmappar och äldre kalenderposter. Under tiden rensar kunden filer, bilder och e-post.
Ordningen är det smarta
Kunden har nu en tydlig plan för att gå från en utspridd privat IT-lösning till en strukturerad Microsoft 365-miljö för företaget. Skanningen fungerar, Datto RMM är installerat och det finns en konkret plan för e-postmigrering, Outlook, Teams, OneDrive, bildlagring och backup.
Det smartaste i hela upplägget är ordningen. Ingen betalar flyttfirman för att bära kartonger man ändå tänker slänga. Genom att rensa och strukturera före flytten minskar mängden data som ska föras över, vilket ger en enklare migrering och lägre kostnad. Vill du börja själv redan i dag, skriv en lista över alla ställen där företagets mejl, filer och bilder ligger. Den listan är första halvan av varje lyckad flytt.
Frågor om att gå från Family till Business
Kan man använda Microsoft 365 Family i ett företag?
Family är gjort för privat bruk i hushåll. Ett företag behöver konton som ägs av företaget och central administration, vilket finns i Microsoft 365 Business.
Följer gammal e-post och kalender med vid flytt till Microsoft 365 Business?
Det gör de om flytten planeras rätt. E-postmappar och äldre kalenderposter kan migreras till det nya företagskontot. Rensa först, så behöver mindre data flyttas.
Var ska man spara stora mängder bilder?
Filer som används ofta passar i OneDrive. Stora bildarkiv kan ligga på extern hårddisk, men behöver då en separat backup, till exempel i en molntjänst.
Går det att flytta e-post från Loopia till Microsoft 365?
Loopia-mejl går att flytta. Först kartläggs nuvarande e-post och lagring, sedan förbereds den nya miljön och e-post och kalender flyttas så att inget försvinner på vägen.
