Microsoft 365 för jobbet, Google för ett gammalt konto, iCloud för familjen och en adress hos en extern leverantör. Hos en företagare på Södermalm syntes röran på varje skärm: möten som saknades i Outlook, kontakter i tre exemplar och en inloggningskod som aldrig kom. Vår tekniker bestämde var e-post, kalender och kontakter ska bo, ställde in Outlook för Mac och Apples appar därefter och satte upp Microsoft Authenticator. Texten passar alla som jobbar på flera Apple-enheter.
Fyra konton, tre enheter och ingen ordning
Microsoft 365 för jobbet, Google för ett äldre konto, iCloud för familjens kalender och dessutom en e-postadress hos en extern leverantör. Kunden på Södermalm hade byggt upp sitt digitala liv ett konto i taget, och nu syntes resultatet på varje skärm.
Ett möte som lagts in på iPhone dök inte upp i Outlook på Macen. Kontakterna fanns i tre exemplar på iPaden men saknades på telefonen. Och inloggningen till Microsoft 365 frågade efter en kod som ingen visste varifrån den skulle komma.
Det är en vanlig situation för företagare som jobbar på både Mac, iPhone och iPad. Inget är egentligen trasigt. Varje konto gör det det ska, men ingen har bestämt vilket konto som ansvarar för vad.
Ett hem för varje sak
Vår tekniker började besöket med en enkel fråga för varje sorts information: var ska den bo? Svaret styrde sedan inställningarna i Outlook för Mac och i Apples egna appar på iPhone och iPad.
E-post
Alla konton lades in i Outlook på Macen, Microsoft 365 och Google med sina egna kontotyper och den externa adressen som IMAP. Samma konton lades in på iPhone och iPad, så att ett läst eller raderat mejl ser likadant ut överallt.
Kalender
Jobbkalendern ligger i Microsoft 365. Familjekalendern fick bo kvar i iCloud, som en separat kalender med egen färg, så att tandläkartiden och kundmötet syns bredvid varandra utan att blandas ihop. Bra att veta: ett IMAP-konto synkar bara e-post. Kalender och kontakter följer aldrig med den vägen.
Kontakter
Kontakterna synkades från två håll samtidigt, både iCloud och Google. Det är nästan alltid förklaringen till dubbletter. Kontaktsynken stängdes av för det ena kontot, så att varje kontakt bara har ett hem.
Inloggningen
Microsoft 365-kontot krävde tvåstegsverifiering. Vår tekniker satte upp Microsoft Authenticator på telefonen, så att inloggningen bekräftas med ett tryck i stället för en kod som aldrig kom fram.
Nästa steg: företagets e-post på ett ställe
Varje konto har nu en uppgift, kalendrarna syns tillsammans men hålls isär och kontakterna finns i ett exemplar. Inloggningen till Microsoft 365 fungerar med Authenticator.
Ett tips till alla som använder Authenticator: slå på säkerhetskopieringen i appen innan du byter telefon. Annars måste alla konton läggas till på nytt, och det är lätt att bli utelåst.
Besöket blev också en början. Nästa steg är att samla företagets e-post i Microsoft 365 och knyta ihop allt med ett supportavtal, så att det fortsätter fungera när nya enheter kommer in i bilden.
Frågor om e-post, kalender och kontakter på Apple-enheter
Varför får jag dubbletter av kontakter på iPhone?
Dubbletter uppstår oftast när samma kontakter synkas från två konton samtidigt, till exempel iCloud och Google. Välj ett konto som ansvarar för kontakterna och stäng av kontaktsynken för de andra under Inställningar och Kontakter.
Synkar ett IMAP-konto kalender och kontakter?
Ett IMAP-konto synkar bara e-post. Kalender och kontakter behöver ett konto som Microsoft 365, Google eller iCloud, därför är det klokt att bestämma vilket konto som ska hålla i dem.
Vad händer med Microsoft Authenticator när jag byter telefon?
Om säkerhetskopieringen är påslagen i appen kan kontona återställas på den nya telefonen. Annars behöver varje konto läggas till igen, så kontrollera inställningen innan den gamla telefonen lämnas in.
